Werkplek huren? Waar moet je op letten?

Als je een werkplek nodig hebt, zijn er verschillende mogelijkheden: huur een makelaar in, zoek zelf op internet naar kantoorruimte, of zoek een te huren werkplek op een businesslocatie. Maar naast de vraag “waar”, is er ook de vraag met wat je rekening moet houden.

Zowel de kosten als de geschiktheid spelen een rol bij de keuze van je kantoor c.q. werkplek. Maar je moet ook aandacht besteden aan de kantooruitrusting of de connectiviteit van de werkplek. Wat uiteindelijk belangrijk is dat zowel je klanten, je werknemers als jijzelf je er op het gemak moeten voelen.

Checklist voor het huren van een goede werkplek 

De volgende checklist kan je helpen om alle belangrijke aspecten in het oog te houden wanneer je een werkplek wilt huren.

Grootte

De grootte van de toekomstige werkplek is het eerste aspect dat je kunt gebruiken om een selectie te maken voordat je de ruimte gaat bezichtigen. Het is niet alleen belangrijk dat alle werknemers voldoende ruimte hebben. Want net zo erg als te weinig ruimte is te veel ruimte. Het gevaar bestaat dat de werkplek er verloren uitziet. Je moet dus een afweging maken tussen voldoende ruimte en te veel ruimte – inclusief mogelijke uitbreiding van het bedrijf en vergaderruimtes, natuurlijk!

Inrichting

Bij de inrichting van de werkplek is het van belang te beschikken over een moderne infrastructuur. Dit geldt in het bijzonder voor IT en telecommunicatie, zoals telefoonsystemen. In oudere gebouwen kan de ontvangst van mobiele telefoons bijvoorbeeld slecht zijn of zijn er slechts een paar stopcontacten. Maar natuurlijk kunnen ook sanitaire voorzieningen en bijvoorbeeld een keuken waar je je volautomatische koffiezetapparaat of waterdispenser bewaart, factoren voor of tegen een bepaalde werkplek zijn. Je moet ook letten op de lichtomstandigheden en de temperatuur wanneer je verschillende werkplekken bezoekt. Zo kun je bijvoorbeeld energie besparen in lichte of goed geïsoleerde kamers. Het zicht op de schermen mag echter niet worden belemmerd door te veel zonlicht van buitenaf.

Locatie

In elk geval moet je nagaan of de locatie van de ruimte aantrekkelijk is voor potentiële klanten en werknemers. Werkplekken dicht bij de stad zijn iets duurder, maar kunnen toch winstgevend zijn. Als je op zoek bent naar werkplek in een stad die je vreemd is, informeer dan ook naar de reputatie van de betreffende wijk. Dit kan ook bijdragen aan het imago van je bedrijf.

Kenmerken

Niet alleen klanten, maar ook werknemers en leveranciers moeten de locatie gemakkelijk kunnen bereiken. Er moeten daar ook parkeermogelijkheden zijn, eventueel een rolstoelhelling of een lift. Afhankelijk van de bedrijfstak moet je dus met al deze factoren rekening houden bij de keuze van de werkplek.

Kosten

Niet alleen de kosten voor het huren van de werkplek spelen hier een rol. In je financiële planning moet je ook rekening houden met de lopende kosten, zoals de klassieke bijkomende kosten (elektriciteit, water), de kosten voor meubilair of communicatie (telefoonaansluiting, internet). De prijzen voor werkplekken kunnen tussen grote steden en de omliggende gebieden sterk uiteenlopen. Het is ook belangrijk rekening te houden met de minimum huurperiode – vooral in het begin van een startup kan het zijn dat je niet kunt inschatten hoelang je op een locatie zult blijven of hoeveel werkplekken je in de toekomst precies nodig zult hebben.

Conclusie: analyseer de behoeften

Een eigen kantoor kost veel geld en vaak worden contracten voor meerdere jaren opgesteld. Als eigenaar moet je dus zorgvuldig nagaan of je echt een volledig eigen kantoor nodig hebt. Als je alleen een bureau nodig hebt voor je werk en bijvoorbeeld een flexibel te boeken werkplek, maak dan zeker kennis met het alternatief voor eigen kantoorruimte: het huren van een (flexibele) werkplek.