|
Veel bedrijven, vooral die met meerdere locaties, gebruiken hotels om vergaderingen te houden en actuele onderwerpen te bespreken. Vaak zijn de verkoop- en marketingafdelingen hierbij betrokken en komen zij gewoonlijk eenmaal per jaar bijeen. Wat precies een mooie vergaderlocatie in Veenendaal is, zoals bijvoorbeeld Vonk360, wordt ongetwijfeld door iedereen een beetje anders beoordeeld. Maar er zijn enkele algemene criteria die wijzen op een goede standaard. Mooie vergaderlocatie in VeenendaalHet eerste relevante aspect is de locatie. Elke deelnemer aan de conferentie moet de locatie zonder problemen kunnen bereiken. Een snelwegverbinding, een luchthaven en een treinstation zijn hiervoor goede opties. Dit zorgt ervoor dat alle deelnemers aan een conferentie op tijd en zo ontspannen mogelijk kunnen arriveren. Als er echter een teambuilding-evenement of iets dergelijks op de agenda staat, kan een afgelegen locatie dit doel beter dienen. Voldoende ruimteNatuurlijk moet een mooie vergaderlocatie in Veenendaal over voldoende conferentiezalen beschikken. Afgezien van het aantal zijn ook de grootte van de zalen en de uitrusting van essentieel belang. Een kamer mag nooit overvol zijn – slechte lucht en een hoog geluidsniveau zijn het gevolg. Als de zaal daarentegen te groot is, “verliest” het evenement zichzelf. Voorts moet al het gebruikelijke presentatiemateriaal, zoals flip-overs, pennen, projectoren, presentatiekaarten, enz. in voldoende hoeveelheden beschikbaar zijn. Alle elektronische verbindingen en een goede internetverbinding moeten uiteraard ook aanwezig en functioneel zijn. Langer dan een dag?Als een conferentie langer dan een dag duurt, spelen ook de accommodatie en de ontspanningsfaciliteiten een rol. De kamers van de vergaderlocatie moeten een goede rust garanderen en dus weinig lawaai van buitenaf binnenlaten. Verduisterende gordijnen zijn ook nuttig. Een versleten bed mag geen probleem zijn en een bureau mag zeker niet ontbreken. Idealiter zou in geval van een meerdaags congres bijvoorbeeld de vergaderlocatie ook een kleine wellness-ruimte moeten bieden waar de deelnemers na de conferentie nog even lekker kunnen ontspannen en eventueel nog ideeën met elkaar kunnen uitwisselen. Een geslaagde catering voor, tijdens en na de vergadering valt meestal onder de verantwoordelijkheid van de vergaderlocatie, omdat ook rekening moet worden gehouden met het fysieke welzijn van de deelnemers. De prijs voor de geleverde diensten moet uiteraard in een redelijke verhouding staan tot de kwaliteit ervan. Wat precies een goede prijs is, hangt sterk af van de hierboven genoemde diensten. Een grondige voorbereiding als garantie voor succesHet succes van elke vergadering hangt af van een grondige en tijdige voorbereiding. De checklist voor een vergadering moet ten minste de volgende punten bevatten:
ConclusieIn het algemeen biedt het kiezen van een externe vergaderlocatie vele voordelen boven het houden van de conferentie op het terrein van het eigen bedrijf of kantoor. Ten eerste is het in dat geval niet nodig om je eigen personeel in te zetten voor de organisatie en voorbereiding van de vergadering, zodat zij hun gewone dagelijkse activiteiten kunnen blijven uitoefenen. Dit bespaart tijd en houdt de aandacht op de eigenlijke bedrijfsactiviteiten gericht. Bovendien hebben externe dienstverleners gewoon meer ervaring met het organiseren van dergelijke evenementen en kunnen zij putten uit talrijke concepten uit het verleden. Bovendien kunnen de locatie en de grootte van de ruimtes waarin vergaderd zal worden heel flexibel worden gekozen. Er is geen afhankelijkheid van het eigen pand. Een verandering van omgeving kan door de werknemers zelfs als een beloning worden ervaren en hun motivatie verhogen, of een band met het bedrijf scheppen of zelfs de band versterken. |
